Thông tin hữu ích IT

ERP là gì? Chức năng, lợi ích ERP khi áp dụng vào doanh nghiệp Việt

Những phần mềm quản lý như ERP giúp doanh nghiệp hệ thống công việc hiệu quả, giảm thiểu các nguồn lực. Bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu hơn ERP là gì? Chức năng và lợi ích của ERP khi áp dụng vào các doanh nghiệp Việt Nam nhé!

1. ERP là gì?

1.1. Khái niệm

ERP (Enterprise Resource Planning Systems) được biết đến là hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, ứng dụng đa phân hệ, giúp quản lý nhân sự và tác nghiệp hiệu quả và chuyên nghiệp.

Hệ thống ERP tích hợp chức năng của tất cả các phòng ban, cho phép thực hiện các hoạt động riêng lẻ và đa dạng của từng phòng ban trên máy tính như: Nhân sự, tài chính, nhà kho, marketing và các phòng ban khác.

Khái niệm về ERP (Enterprise Resource Planning Systems)

Khái niệm về ERP (Enterprise Resource Planning Systems)

1.2. Ưu điểm

– Tổng hợp và cung cấp đầy đủ thông tin của các bộ phận trong doanh nghiệp trong một ứng dụng duy nhất.

– Quá trình quản lý được ứng dụng công nghệ cao và tự động hóa.

– Tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và chi phí.

– Có khả năng kết nối dữ liệu của các công ty con trong một tập đoàn lớn, giúp người lãnh đạo dễ dàng quản trị hoạt động của từng công ty nhỏ.

– Cải thiện việc chia sẻ thông tin cho các doanh nghiệp kinh doanh theo mô hình B2B.

Những ưu điểm khi sử dụng ERP trong doanh nghiệp

Những ưu điểm khi sử dụng ERP trong doanh nghiệp

1.3. Nhược điểm

– Chi phí để chi trả cho hệ thống quản lý ERP khá tốn kém.

– Để ứng dụng phần mềm này vào trong doanh nghiệp cần một khoảng thời gian từ 2 đến 5 năm.

– Đòi hỏi sự đầu tư về công nghệ, khả năng quản lý công việc và văn hóa doanh nghiệp phù hợp. Điều này có thể làm xáo trộn, ảnh hưởng tiêu cực đến hệ thống công việc hiện tại của công ty.

Những nhược điểm của hệ thống ERP khi ứng dụng vào doanh nghiệp

Những nhược điểm của hệ thống ERP khi ứng dụng vào doanh nghiệp

2. Các chức năng trong phần mềm ERP

2.1. Chức năng kế toán và tài chính

ERP cung cấp cho doanh nghiệp của bạn đầy đủ tính năng và các công cụ từ cơ bản đến nâng cao để đáp ứng nhu cầu về kế toán và tài chính như: Ngân sách, quản lý tiền mặt và dự báo, số dư dùng thử, báo cáo tài chính, tạp chí chung, các tài khoản có thể nhận được,…

Việc nhập liệu, tìm kiếm, xuất báo cáo cũng nhanh chóng và dễ dàng hơn cho nhân viên tài chính kế toán. Như vậy, nhờ việc ứng dụng ERP vào mảng kế toán và tài chính mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả, tính chính xác của công việc này.

Chức năng kế toán và tài chính

Chức năng kế toán và tài chính

2.2. Chức năng bán hàng

Chức năng bán hàng của ERP nhìn chung sẽ bao gồm các đầu việc như: Tạo đơn hàng, xử lý đơn, bán hàng trực tiếp, hóa đơn bán hàng,… Phần mềm này giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất bán hàng của nhân viên, minh bạch trong quá trình bán và tiết kiệm thời gian, thuận tiện cho khách hàng.

Không dừng lại ở đó, hệ thống ERP còn giúp doanh nghiệp bán hàng đa kênh, các công cụ thu thập và phân tích dữ liệu người dùng tương tác và để lại. Nhờ những thông tin hữu ích đó, bạn có thể đưa ra những chiến lược phù hợp, thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi mua hàng, gia tăng doanh số.

Hệ thống hóa và quản lý triệt để chức năng tài chính kế toán và bán hàng

Hệ thống hóa và quản lý triệt để chức năng tài chính kế toán và bán hàng

2.3. Chức năng quản lý nhân sự

Nhân sự của các công ty con hay các phòng ban sẽ được hệ thống một cách chi tiết và chính xác nhờ vào phần mềm ERP. Người quản trị có thể dựa vào đó để biết rõ ai đang ở bộ phận nào, hiệu quả làm việc của họ và phân bố công việc sao cho hợp lý.

Nhờ có hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự dễ dàng hơn. Việc quản lý này cũng hoàn toàn tự động nhờ công nghệ thông minh, vừa nhanh chóng lại có độ chính xác cao, tiết kiệm chi phí.

Chức năng quản lý nhân sự

Chức năng quản lý nhân sự

2.4. Chức năng quản lý dịch vụ

Việc kinh doanh cũng như quản lý dịch vụ thường phức tạp và khó đánh giá hơn so với hàng hóa. Vì vậy mà các tính năng trong hệ thống ERP tỏ ra hữu ích, nhất là đối với việc quản lý dịch vụ. Nhờ có ERP, doanh nghiệp có thể đặt lịch, quản lý chất lượng, hợp đồng dịch vụ, các chương trình khách hàng thân thiết,…

Từ đó, quy trình quản lý dịch vụ dần được chuẩn hóa, dễ dàng hơn, chất lượng dịch vụ khách hàng dần được cải thiện, duy trì mối quan hệ bền vững giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Chuẩn hóa quy trình quản lý dịch vụ nhờ ERP

Chuẩn hóa quy trình quản lý dịch vụ nhờ ERP

2.5. Chức năng quản lý nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định

Các tính năng mà hệ thống ERP cung cấp cho chức năng quản lý nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định bao gồm: Quản lý kho, số lượng nhập – bán – tồn kho, theo dõi chất lượng, điều phối đơn hàng,… ERP giúp ích rất nhiều trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp một cách tối ưu và tiết kiệm chi phí nhất.

Không chỉ có vậy, kế hoạch sản xuất sẽ giảm bớt tỷ lệ lỗi, hỏng, kiểm kê hàng hóa hiệu quả, giảm lượng hàng tồn trong kho, phân phối bằng phương tiện phù hợp.

Chức năng quản lý nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định

Chức năng quản lý nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định

2.6. Một số tính năng khác

Ngoài những tính năng đáp ứng các nhu cầu cơ bản trên của doanh nghiệp, hệ thống ERP còn mở rộng hơn với các tiện ích khác như: Quản lý bảo dưỡng máy móc thiết bị, điều hành doanh nghiệp, quản lý quan hệ khách hàng,…

Vì là hệ thống mở nên phần mềm ERP cho phép các doanh nghiệp tự tích hợp các tính năng bổ sung để phù hợp với nhu cầu của chính doanh nghiệp mình.

Các tính năng cơ bản mà ERP cung cấp

Các tính năng cơ bản mà ERP cung cấp

3. Lợi ích việc sử dụng ERP

3.1. Kiểm soát thông tin khách hàng

Các thông tin của khách hàng mà ERP thu thập được cho doanh nghiệp bao gồm: Thông tin liên hệ, đơn hàng, sử dụng các ưu đãi, ngày sinh,… Tất tần tật những thông tin này đều được lưu trữ trên cùng một nền tảng và được bổ sung liên tục khi khách hàng tiếp cận nhiều hơn với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Không chỉ thu thập, thông qua công cụ hỗ trợ đi kèm, các bộ phận còn có thể tự động tìm kiếm và sàng lọc thông tin khách hàng. Nhờ đó, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể truy cập và sử dụng những thông tin đó để phát triển, xây dựng các chiến dịch Marketing cần thiết.

 Kiểm soát thông tin khách hàng

Kiểm soát thông tin khách hàng

3.2. Gia tăng quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Nếu như việc sản xuất, cung cấp sản phẩm và hàng hóa truyền thống mất khá nhiều công sức và thời gian thì với ERP, những vấn đề đó sẽ được giải quyết. Trên một nền tảng chung, các quy trình sản xuất, cung ứng sẽ được xây dựng một cách khoa học và hợp lý.

Về cơ bản, hệ thống ERP sẽ tham gia trực tiếp hoặc thúc đẩy tự động hóa một vài khâu trong quy trình này, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, nhân công, tăng năng suất lao động cho doanh nghiệp.

ERP thúc đẩy tự động hóa và kiểm soát các hoạt động sản xuất, cung ứng

ERP thúc đẩy tự động hóa và kiểm soát các hoạt động sản xuất, cung ứng

3.3. Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án

Các vấn đề tài chính, theo dõi tiến độ, báo cáo kết quả đều được tổng hợp chung trên một phần mềm, giúp người quản trị thuận tiện trong việc kiểm tra chất lượng và quản lý dự án. ERP còn hỗ trợ người dùng với các báo cáo dự án, tài chính tiêu chuẩn IFRS hay GAAP.

Giờ đây, việc theo dõi, giám sát và quản lý, phân tích các vấn đề tồn đọng của doanh nghiệp sẽ dễ dàng và giảm bớt thời gian hơn. Từ đó, người dùng có thể đưa ra các quyết định xử lý, bổ sung kịp thời và hiệu quả.

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án

3.4. Kiểm soát thông tin tài chính

Bạn có thể theo dõi chính xác các khoản thu chi, tính toán lương, chi phí phúc lợi nhân viên, tiến độ đầu tư, thu lời lãi của dự án nhờ vào các form thông tin và ERP cung cấp. Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý tài chính chính xác, đưa ra các định hướng giảm chi phù hợp để gia tăng lợi nhuận.

ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính chính xác, dễ dàng

ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính chính xác, dễ dàng

3.5. Kiểm soát lượng tồn kho

Giảm thiểu lượng hàng tồn đọng trong kho, nhập hàng khi cần thiết, giảm chi phí, tăng tốc độ làm việc là những gì ERP có thể giúp doanh nghiệp bạn trong vấn đề kiểm soát lượng hàng tồn trong kho bãi. Với hệ thống này, bạn biết được mình còn bao nhiêu hàng trong kho, chúng nằm ở đâu, số lượng còn nhiều hay ít, khi nào thì cần nhập thêm hàng.

Kiểm soát lượng tồn kho

Kiểm soát lượng tồn kho

3.6. Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự

Theo dõi số giờ làm việc, giờ đến và ra về, số ngày công, khối lượng công việc của từng cá nhân và cả nhóm, phòng ban một cách minh bạch thông qua ERP. Nhờ có phần mềm này mà người quản trị biết được cần phải thúc đẩy, phân bổ nguồn lực sao cho hợp lý hay khen thưởng xứng đáng cho từng nhân viên.

3.7. Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty

Thúc đẩy quá trình tương tác và giao tiếp giữa các thành viên trong các phòng ban và giữa các phòng ban với nhau. Nếu quá trình giao tiếp, liên lạc trong công ty diễn ra thuận lợi và thông suốt thì thông tin sẽ được truyền đi nhanh chóng, liên kết giữa các bộ phận cũng bền chặt hơn.

Các phòng ban có thể lấy được thông tin cần thiết của phòng ban khác để phục vụ công việc của bộ phận mình thông qua hệ thống ERP một cách đơn giản, kỷ luật và chính xác.

ERP góp phần tăng sự tương tác, giao tiếp, liên lạc trong công ty

ERP góp phần tăng sự tương tác, giao tiếp, liên lạc trong công ty

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button